Как изменится офисный формат open space из-за коронавируса

Планировка open space была придумана для того, чтобы мотивировать людей к коммуникации и сотрудничеству. После многолетнего затворничества в отдельных кабинетах работникам было наконец предоставлено совместное пространство для общения и генерации идей. Но сегодня некоторые исследования доказывают — open space часто производят эффект прямо противоположный, и сотрудники, скорее, хотят отгородиться от гудящего офиса, чем активно с ним взаимодействовать.

Впрочем, недавно многим сотрудникам по всему миру — в силу известных причин — предоставилась возможность поменять корпоративный open space на работу из дома. Понравится ли руководителям и их подчиненным этот формат труда? И что станется с офисами? Какими окажутся наши рабочие пространства после того, как пандемия отступит и мы снова вернемся в бизнес-центры?

В США open space долгое время оставался самым популярным форматом офисной планировки. Появившись в Кремниевой долине, open space пропагандировал максимальную свободу общения сотрудников между собой, избавление от корпоративной иерархии, символами которой были в том числе и отдельные кабинеты.

Офисы с открытой планировкой позволяли, помимо прочего, довольно гибко и эффективно использовать рабочий метраж, а также снижать расходы на оборудование и оснащение рабочих мест, в связи с чем и стали пользоваться особым почетом у руководителей компаний. Кроме того, последние полюбили open space и из-за возможности напрямую наблюдать за рабочим процессом, отслеживать коммуникации и видеть жизнь компании как на ладони.

В начале 2000-х около 80% всех американских компаний внедрили в свои интерьеры планировки open space. Формат становился популярным и на других географических рынках. Однако когда в 2017 году психолог Мэтью Дэвис провел исследование рабочих процессов в более чем 100 офисах (Breaking Out Of Open-Plan: Extending Social Interference Theory Through An Evaluation of Contemporary Offices), он обнаружил, что открытое пространство негативно влияет на концентрацию внимания, креативное мышление, продуктивность и удовлетворенность работой. Работники open space имели более высокий уровень конфликтных ситуаций и стресса, чаще страдали повышенным кровяным давлением и мигренью.

В свою очередь, по итогам исследования Oxford Economics о влиянии рабочей среды на продуктивность сотрудников (How smart companies are rewriting the rules of the open workplace), в рамках которого было проинтервьюировано более 600 руководителей и 600 работников, выяснилось, что открытая планировка создает помехи производительности труда и моральному состоянию сотрудников и в целом является проблемой более серьезной, чем думает о ней большинство руководителей.

Для респондентов идеальный офис оказался тот, в котором есть возможность сосредоточиться на задаче. Такие вещи, как «бесплатное питание» или «наличие в офисе зон для неформального общения», оказались менее важны. Более половины сотрудников в рамках исследования констатировали, что окружающий шум снижает их удовлетворение от рабочего процесса. Многие из опрошенных пытались решить эту проблему самостоятельно, удаляясь на время из шумной зоны или заглушая посторонние звуки при помощи музыки в своих наушниках.

Сотрудники Оклендского технологического университета в рамках проведенного исследования (Open plan office space? If you're going to do it, do it right: A fourteen-month longitudinal case study) обнаружили, что, помимо общих претензий сотрудников к открытым офисам, существуют еще и особенные женские проблемы, вызванные работой в open space. Выяснилось, что женщины там чувствуют себя более незащищенными. В частности, большинству респонденток кажется, что окружающие постоянно оценивают их внешность. Женщины, работающие в открытой планировке, даже разрабатывают специальные стратегии передвижения по офису — они не хотят, чтобы коллеги лишний раз смотрели на них.

Но самыми категоричными и прямолинейными оказались исследователи из Гарварда, которые заявили, что убытки от снижения эффективности работы персонала в open space в итоге окажутся больше, чем сэкономленная на площади сумма. «Вместо того чтобы сосредоточиться на поставленной задаче, в открытых пространствах многие люди заняты обороной своей зоны комфорта», — утверждают они (исследование The unintended effects of open office space).

Почти во всех приведенных исследованиях говорится о том, что офисы со свободной рассадкой, вопреки задумке, сокращают в разы личностное общение: архитектура офисов open space вызывает так называемый обратный эффект — сотрудники хотят максимально снизить количество социальных контактов, отгородившись от офиса при помощи настольных экранов (которые ко всему прочему подавляют офисный шум), кресел с высокими спинками или хотя бы наушников.

Распространяющаяся сегодня пандемия заставляет многие компании по всему миру вводить дистанционный формат труда. И кажется, что наконец-то у всех, кому так мешал open space, будет возможность сосредоточенно поработать из дома. Ключевой вопрос, который сейчас тревожит экспертов отрасли, девелоперов и корпоративный сектор, — что же станется с офисами? Стоит ли ожидать, что после этой всемирной репетиции дистанционной работы многие компании осознают, что можно запросто вести бизнес с сотрудниками на удаленке и тем самым оптимизировать расходы на дорогой офисный метраж?

Думаю, для некоторых родные стены работе не помогают. Особенно если, кроме вас, дистанционно работают, учатся, занимаются йогой, вокалом или балетом и ваши социально активные домочадцы. В этих условиях удаленная работа будет сильно напоминать open space — когда в одном пространстве и звонят по телефону, и едят, и спорят, и ремонтируют вышедший из строя принтер. В квартире часто не представляется возможным найти уединенное место. Уже спустя неделю затворничества в социальных сетях появилось множество забавных мемов, видео и картинок про дистанционную работу: каким бы организованным ты ни был, если тебе приходится делить пространство с домочадцами — эффективно трудиться непросто.

Скорее всего, доля open space в офисе станет существенно меньше. Уже сегодня в офисах, безусловно, присутствует определенное количество незакрепленных рабочих станций в общей зоне, но остальной метраж разделяется между кабинетами для проектных групп и функциональными зонами (переговорные, комнаты отдыха, кофе-пойнты, телефонные будки). Сотрудникам, работающим над единым проектом или задачей, как правило, выделяется отдельное пространство, которое, с одной стороны, вмещает в себя всю проектную группу, с другой стороны, отделено от общего офиса. В таких кабинетах индивидуальная работа идет продуктивнее, но в то же время по мере необходимости можно коммуницировать с коллегами, решать текущие проблемы.

Компании уже сегодня активно адаптируют open space под потребности своих сотрудников и ищут новые способы повышения эффективности рабочего пространства. Например, во многих интерьерах появляются так называемые тихие комнаты — небольшие помещения, в которых можно сосредоточенно поработать над важным проектом, проанализировать документы, подготовить презентацию. Многие компании идут другим путем — создают в офисе множество переговорных зон — разного масштаба и назначения. Если, например, по каким-то причинам разместить сотрудников, работающих над одним проектом, в отдельном пространстве невозможно, на время решения задачи члены команды оккупируют одну из переговорных зон, подходящую как по количеству участников, так и по техническому оснащению. Вообще, переговорные зоны во многих офисах становятся эдакими универсальными пространствами, которые с легкостью адаптируются под разные функциональные задачи — они могут примерять на себя роль тренинг-центров, лабораторий, пространств для командной работы, зон для неформального общения, залов для презентаций и т. д.

Активно способствуют эффективной работе и технологии — в некоторых офисах сегодня устанавливают датчики, которые отслеживают уровни шума, температуру воздуха и уровень загруженности того или иного пространства. В свою очередь, сотрудники через специальное приложение могут найти себе самую тихую и комфортную точку в офисе для уединенной работы.

Получается, что open space из ключевой офисной зоны сегодня превратится во вспомогательную и обрастет новыми разноформатными пространствами. По большому счету, при условии наличия в интерьере зон для индивидуальной работы и неформальных коммуникаций open space останется хорошим решением для сотрудников, работающих «в полях», коллег, приехавших в командировку из других офисов компании, и тех, кому для решения текущих задач высокий уровень концентрации не требуется.

При этом о какой бы офисной зоне ни шла речь, все они сегодня должны соответствовать определенным стандартам, чтобы пребывание в них было комфортным и позитивно сказывалось на рабочем процессе:

• предпримите все необходимые действия для снижения уровня шума в помещениях. Прежде всего это достигается специальными акустическими решениями, а также размещением оргтехники вдалеке от рабочих мест. Звукопоглощающие мобильные и стационарные перегородки, войлочные настольные экраны также способны снижать уровень шума, даже если речь идет о небольших проектных комнатах, где расстояние между рабочими станциями весьма незначительное;
• продумайте рабочее и общее освещение в каждой офисной зоне. Наличие индивидуальных источников света на рабочих местах сегодня так же важно, как и обеспечение достаточного уровня инсоляции в здании. Контроль бликов и прямого солнечного света из окна можно осуществлять за счет установки светонепроницаемых штор;
• старайтесь рационально совмещать департаменты в одном пространстве, если речь идет об открытой планировке (например, не стоит располагать рядом шумный отдел продаж и вдумчивый департамент маркетинга);
• экономьте пространство с умом — чрезмерная оптимизация офисных зон может создать ощущение тесноты и дискомфорта. Сэкономить пространство можно, например, за счет вывода функции хранения документов за пределы офиса или арендуя большие конференц-залы для редких масштабных встреч. В то же время не стоит экономить на тихих зонах, обеспеченных всем необходимым оборудованием, или неформальных пространствах, которые помогут создать в офисе атмосферу доверия и психологического комфорта.